Главная » Статьи » Архивная обработка документов

Архивная обработка документов

Архивная обработка документов

Архивная обработка документов — отбор, упорядочение, переплет и оформление документов с долговременным сроком хранения. Осуществляется архивная обработка в соответствии с требованиями архивного законодательства РФ.

Для чего нужна архивная обработка?

Существуют документы, срок хранения которых составляет 75 лет и более лет. Обычно это кадровые документы, которые относятся к социальном значимым. В случае, если предприятие ликвидируется, документы в упорядоченном виде должны быть переданы на государственное хранение.

Документы, подвергшиеся обработке, легче хранить, искать и перемещать. К тому же, они занимают значительно меньше места на полке.

Уничтожать документы, срок хранения которых истек, также можно только после архивной обработки.

Этапы

Архивная обработка включает несколько этапов:

  • отбор документации, подлежащей обработке;
  • формирование из документов дел и нумерация листов в деле;
  • составление описи на документы, которые вошли в состав дела;
  • составление описи дел, которые подлежат хранения;
  • переплет документов, оформление обложки дела и оформление листа-заверителя;
  • подготовка к описи;
  • составление исторических справок.

Услуги по архивной обработке предоставляются многими частными компаниями, например, архивной компанией «Архив Нева». Благодаря услугам таких компаний сотрудникам организации не придется тратить время на монотонную и требующую пристального внимания работу, в то время как архив компании всегда будет упорядочен и готов к проверке со стороны контролирующих органов. Возможно также создание электронных копий документов и создание цифровой базы данных, что существенно облегчает поиск нужной информации.

Еще одним плюсом в сотрудничестве с архивными компаниями является возможность организации внеофисного хранения документации. Документы должны храниться в определенных условиях: в помещении с допустимым уровнем влажности, системой пожаротушения и защитой от несанкционированного доступа. Конечно, выделить отдельное помещение под архив может позволить себе не каждая компания. Заказ внеофисного хранения в этом случае становится идеальным вариантом, позволяющим сэкономить финансы и оптимизировать бизнес-процессы организации.

Правильная архивная обработка документов организации — непростая задача, которую лучше доверить профессионалам. После обработки документы могут быть отправлены как в частный, так и в государственный архив. Не стоит недооценивать важность архивной обработки: от того, насколько ответственно и тщательно она будет выполнена, во многом зависит будущее компании и ее сотрудников.

Оставить комментарий