Главная » Статьи » Как правильно организовать конференцию?

Как правильно организовать конференцию?

Организация конференции — нелегкая задача даже для профессионала в этом деле. А что уже говорить о новичке? Перед организатором стоит целый список дел, которые нужно сделать. Это и поиск подходящего места, и составление списка приглашенных, и приобретение необходимых материалов, установка оборудования и, конечно же, закупка напитков и закусок. Чтобы конференция Крым прошла успешно, надо поручить ее организацию специалистам.

Основные этапы организации конференции:

  • В первую очередь следует определить, какие цели преследует конференция. Какая информация будет на ней обсуждаться и для чего? Ответы на эти вопросы помогут немного сориентироваться и составить график необходимых работ и повестку дня.
  • Теперь следует заняться финансовым вопросом. Нужно рассчитать бюджет мероприятия и определить конкретные суммы, которые пойдут для аренды помещения, закупок необходимых материалов и проч.
  • При выборе места проведения нужно подумать об участниках конференции. Сколько их будет? Откуда они, приедут ли они поездом, собственным автомобилем или прилетят на самолете? Тогда место должно быть расположено в городе так, чтобы к нему было просто добраться, а возле здания должна быть удобная парковка для личного транспорта.
  • В зависимости от того, сколько времени будет проходить конференция, возможно, одними напитками на столах не обойтись. В некоторых ситуациях приходится организовывать завтрак, обед и даже ужин. Поэтому нужно выбрать ресторан, в котором все это можно заказать.
  • Чтобы быть уверенными в том, что все пройдет гладко, можно поговорить с персоналом того места, где будет проходить мероприятие. Если у них есть опыт в организации конференций, может, они смогут помочь не только дельным советом, но и на практике.

Конечно, каждому угодить, возможно, не получится, но можно постараться. Например, узнать заранее, есть ли среди участников конференции какие-то требования к пище. Также стоит позаботиться о возможности подключения колонок, телевизора, компьютеров и экранов для слайдов. Если записать все детали заранее, это поможет ничего не забыть.

Оставить комментарий